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IT化を進める中小企業の担当者向け:生産性の向上や業務の効率化につながるITツールを17個紹介!

今回は、業務の生産性や効率化UPに役立つ「SaaS」などのサービスを紹介していきます。

SaaSと一口に言っても、オンラインストレージ(画像や文章などのファイルを保管したり、他のメンバーに共有したりするためのサービス)、コミュニケーションツール(チャットサービス)、営業支援ツール(顧客情報・名刺管理サービス)など、様々な種類のツールがあります。

これを機会に、業務効率化に役立つものとして自社に新しく取り入れられそうなツールがないか、チェックしてみてください。

※そもそもSaaSとは何なのか?については、こちらを参照してください。

クラウドサービス(IT用語集)

1. オンラインストレージサービス

(1) box

こちらのboxは、様々な種類のファイルやデータを管理したり、それらを一緒に働くチームのメンバーへ共有するためのクラウドストレージサービスです。

アップロードするファイルには、アクセス権限や編集権限などを自由に設定できるようになっているため、同じ社内のメンバーはもちろんですが、同じプロジェクトで一緒に仕事をする外部のメンバーにも共有することができます(ちなみにPCからだけではなく、スマホのアプリからもデータを閲覧・編集できるようになっています)。

なお、クラウドストレージサービスにも様々ありますが、企業においては「セキュリティーの高さ」「容量が無制限」「ファイル共有がしやすい」などの理由から、こちらのBoxを利用している企業が多いといわれています。

▼参考:box 公式サイト

(2) Dropbox(ドロップボックス)

Dropboxも、上で紹介したboxと同じクラウドストレージサービスのひとつで、知名度が高く人気のサービスです。Boxとは違ってビジネスというよりも個人での利用が多く、無料で利用する場合でも2GBまで利用できて、友達を招待するとさらに利用できる容量が最大で16GBまで増える仕組みになっています。(もっと容量の多い「Dropbox Pro」や「Dropbox Business」などのプランもあります。)

そしてDropboxの場合、利用する際に毎回WEB上からログインする必要はなく、アプリケーションをデスクトップにダウンロードし、そこに表示される専用のフォルダにファイルをドラックするだけで、自動的にローカルとクラウドのデータが同期される仕組みになっています(ローカルのフォルダーにデータを入れるだけで、自動的にデータがWEB上にアップロードされます)。

ちなみにファイルの同期が他社のサービスと比べて平均で5倍早いとされていることや、シンプルで使いやすいユーザーインターフェイスなどもサービスの特徴とされています。

▼参考:Dropbox 公式サイト

2. コミュニケーションツール

(1) Chatwork(チャットワーク)

Chatworkはビジネスチャットツールです。シンプルなUIで使いやすく、文章でのやり取りはもちろんですが、Officeファイルや画像データなども簡単に共有することができます。(なお1対1でのコミュニケーションはもちろんですが、複数人でのグループチャットにも対応しています。)

ビジネスチャットのサービスは他にもたくさんありますが、業種や職種などを限定することなく、幅広く様々な人が利用できるビジネスチャットサービスです。

▼参考:Chatwork 公式サイト

(2) Slack(スラック)

こちらのSlackも、Chatworkと同じビジネスチャットツールですが、こちらは、エンジニアやデザイナー/ IT・WEB業界などの一部の間で特に人気のサービスです。チャットワークよりも拡張性が高いといわれていることが特徴で、プログラミングして天気予報などの情報をチャットルーム上に自動投稿する機能や、音声チャットを追加できる機能など、様々なものを追加できます。

▼参考:Slack 公式サイト

3. 営業支援/業務支援ツール

(1) Salesforce(セールスフォース)

Salesforceは、世界No.1のCRM(顧客関係管理)で、営業支援、マーケティング、カスタマーサポートなど、様々な機能を備えたサービスです。営業支援ツールとしては、新規顧客や見込み客の開拓・維持などに関して、クラウド上で一元的にデータを管理できる仕組みになっており、これらのデータは、PCだけでなく、スマホやタブレットなどを使って外出先からでも確認できる仕様となっています。

ちなみにBtoBの業種だけではなく、一般のお客さん向けにサービスを提供しているような会社やお店も利用可能で、例えば旅館やホテルなどの場合であれば、紙を使わずに、WEB上からリアルタイムで予約状況を把握・管理できるようになります。

ハードウェアなどの設備投資が不要で、導入までのハードルが低く、運用コストを最小限に抑えられることから、中小企業なども利用しやすいサービスとなっています。

▼参考:Salesforce 公式サイト

(2) Sansan(サンサン)

Sansanは、名刺の情報だけでなく、あらゆる顧客データを連携できる法人向けのクラウド名刺管理サービスです。AI技術を使い、会社・人物単位で名刺情報を管理し、全社員の人脈を社内で簡単に共有することができたり、登録データに過去のやり取りなどのメモも一緒に登録出来る仕組みとなっています。これにより、実際にやり取りする前に、より多くの情報を得ることができたり、引き継ぎなどをよりスムーズに行うことが期待できます。

また登録された名刺情報をもとに、その人の人事異動ニュースやその企業に関連したビジネスに役立つニュースを自動で受け取ることができたり、直近の名刺交換の傾向から次に会うべき人物をAIがレコメンドしてくれる機能などもあるようです。

▼参考:Sansan 公式サイト

(3) G suite(ジースイート)

G suiteは、生産性向上などを目的とした、Googleが提供するサービスのひとつです。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ(データのバックアップや管理・簡易版のワード・エクセル・パワポのようなツール)など、Googleアカウント一つで、様々なアプリケーションを利用することができます。

なお、簡易版のワード・エクセル・パワポのようなツールに関しては、オンライン上で共同で編集したり、社外のメンバーにもメールで簡単に共有できるようになっており、PCだけではなく、スマホやタブレットからでもアクセスできるようになっています。

▼参考:G suite 公式サイト

(4) Trello(トレロ)

Trelloは、効率よくタスク管理をするためのサービスです。タスクの登録、割り当て、ステータスの更新や管理などを、直感的かつ簡単に出来るのが特徴で、ひとつずつタスクを消化していくことが気持ちいいと感じられるつくりになっています。

ちなみにタスクを新規で作成する際に、締め切り日やメール通知のON・OFFなど、細かく設定を追加できるようにもなっていますし、自分だけではなく、他のチームメンバーのタスクの進捗状況も把握できます。

▼参考:Trello 公式サイト

(5) Whereby(ウェアバイ)

Whereby(Appear.inから名称変更)は、テレビ会議をするためのサービスです。1対1でのやり取りだけではなく、3人以上でのやり取りも可能となっています。なお利用する際は、アカウントを登録するだけで無料で利用できますし、どちらか片方の人は、仮にアカウント登録していなくても、URLを知っていれば、そのURLにアクセスするだけでサービスを利用できます。

同じ会社内の離れた場所にいるメンバーや、外部の協力スタッフと打ち合わせする際などに特に便利で、ビデオ通話ができるのはもちろんですが、自分のPCの画面や資料などを共有しながら話すことも可能です。

▼参考:Whereby 公式サイト

4. 管理部門支援ツール

(1) rakumo(ラクモ)

rakumoは、G suiteやSalesforceの基本機能を生かしながら、より生産性をUPさせるためのサービスです。勤怠管理、カレンダー機能、経費に関する処理、ワークフローの申請・承認などの機能を追加したり、予定を入れるだけで営業活動をSalesforceに連携することなどが可能になっています(たとえばG Suiteにrakumoの経費精算の機能を追加すると、営業スタッフの1日のスケジュールを把握して、交通費の処理までワンストップで行うことができるなど)。

ちなみに全部の機能がパッケージで提供されているわけではなく、勤怠管理だけのみなど、必要なものだけを選んで利用できるので、コストも最小限に抑えることができます。

▼参考:rakumo 公式サイト

(2) misoca(ミソカ)

misocaは請求業務を効率化するためのサービスです。サービスを利用することによって、見積り・納品・請求書の作成〜送付、管理などをクラウド上で一元的にできるようにしたり、より効率よく書類を作成することを目的にしたサービスです。

また無駄に紙を利用することが減るのはもちろんですが、見積もり書、納品書、請求書などの書類を、全てクラウド上で一元的に管理できるようになるので、部門間での連携をよりスムーズにする効果も期待できます。

▼参考:misoca 公式サイト

(3) SmartHR

SmartHRは人事・労務管理を効率化するためのサービスです。紙・エクセル・ハンコなどを利用せずに、WEB上で授業員との雇用契約や入社手続きなどを行うことが可能で、その情報をもとに雇用保険の書類なども一緒に作成することが可能になっています。

なお、従業員が入社する際に入力した情報は、そのままSmartHRに保存される仕様になっているため、その情報をもとに、従業員の名簿や給与明細などを管理したり、年末調整の対応を依頼することなどもできるようになっています。

▼参考:SmartHR 公式サイト

(4) AI-CON(アイコン)

AI-CON(アイコン)は、AIによって契約書のリスクなどを判定するサービスのことです。WordやPDFで作成された契約書を、AI-CONにアップロードするだけでチェック結果が届くようになっており、問題がある場合は、リスクの度合いや修正点なども教えてくれる仕組みになっています。

1通あたり500円で利用できることや、通常約1営業日(即時機能の場合はその場で)でフィードバックが得られることなどから、法務部を置くことが難しいスタートアップや中小企業などに特に向いているとされています。

▼参考:AI-CON 公式サイト

(5) freee(フリー)

freeeは中小企業の経理業務を効率化するためのクラウドサービスです。決算書、請求書、給与明細書などの作成はもちろん、入社手続きや勤怠管理、そして会社設立に必要なすべての書類を5分で作成できるなど、法人設立用のサービスも用意されています。

なお20名以下の会社向けソフトも用意されており、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取得して記帳したり、入出金の履歴管理や振込み作業などもfreee上で完結できる仕様になっています。

▼参考:freee 公式サイト

5. WEBサイト/サーバーの管理

(1) Wordpress(ワードプレス)

Wordpressは、ブログサイトや会社のWEBサイトを作成する際に利用されているCMS(コンテンツマネジメントシステム)です。会社のWEBサイトは、このWordpressというシステムを利用して作成されているものがとても多いのですが、利用することによって、WEBサイトのカスタマイズや内容の更新などがツール上で簡単にできるようになるというメリットがあります。

ただし、更新や運用は簡単ですが、0の状態からサイトを制作して運用するのは難しいので、制作などにさほど多く時間を割けない場合は、どんなことが出来るのかということや、運用方法などの基礎的な仕組みだけしっかりと理解して、外部の制作会社に制作を依頼するほうがよいかもしれません。

▼参考:Wordpress 公式サイト

(2) AWS(アマゾンウェブサービス)

AWSは、Amazon Web Serviceの略称で、サーバーやデータベースなどのインフラサービスをはじめ、分析・開発者向けのツールなど、様々なアプリケーションが利用できるクラウドコンピューティングサービスです。

必要な時に必要な分だけを利用し、それに応じて課金される仕組みになっているため、0からハードウェアなどを用意して環境を構築する場合よりも、初期費用などをおさえることが可能ですし、すぐに利用をスタートすることができます。

クラウド上でLinuxやWindowsなどの仮想マシンを起動して、その上でアプリケーションを実行できるEC2や、先ほど上で紹介したWordpressなどがインストールされたサーバーを起動できるAmazon Lightsail、データの保存と取得ができるストレージサービスのAmazon S3など、利用できるサービスはかなりたくさんあります。

▼参考:AWS 公式サイト

▼参考記事:AWSとは? 導入するメリット・デメリットや、代表的なサービスの種類や導入事例等を紹介

(3) Google Analytics(グーグル アナリティクス)

Google Analyticsは、Googleが提供する無料のサイト分析ツールです。主に自社のWEBサイトやブログサイトのアクセス解析をする際に利用するもので、PV(サイトやページが表示された回数)やUU(サイトなどに訪問した人の数)などの基本的な指標はもちろん、サイトへの流入経路やCVR(申し込みや問い合わせなど)に至った件数など、様々な項目を分析して改善につなげることが可能です。

ちなみにかなり多機能なサービスですが、Googleにアカウントを登録すれば無料で利用することができます。

▼参考:Google Analytics 公式サイト

6. 自社のIT環境などで困っている場合

今回様々なITツールを紹介しましたが、どのツールを選べばいいか分からないという場合や、今後IT領域や新規事業などを強化していく計画があるもののどこから手を付けていいか分からないという場合も、一度弊社にご相談してみてください。

弊社は、M&Aアドバイザリーの会社ではございますが、1万社以上のIT企業と取引を行なっているため、M&Aだけでなく最新のITツールや技術の情報を常にアップデートしております。そのため、情報交換ベースのご相談だけでも喜んで承ります。

こちらのページで、過去にパラダイムシフトが担当したM&Aの事例を紹介していますの で、興味がある方は参考にしてみてください。

パラダイムシフトM&A事例紹介

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